Denne politik beskriver, hvordan Arbejdsflow ApS behandler personoplysninger, når du bruger Arbejdsflow — både webplatformen på app.arbejdsflow.dk, mobilappen og dette website.
1. Dataansvarlig
Arbejdsflow ApS er dataansvarlig for de oplysninger, der er beskrevet i afsnit 3.
- Arbejdsflow ApS
- E-mail: hej@arbejdsflow.dk
- Telefon: 70 27 35 25
2. To roller: dataansvarlig og databehandler
Arbejdsflow er et værktøj til håndværksvirksomheder. Det betyder, at vi har to forskellige roller, og det er vigtigt at holde dem adskilt:
- Vi er dataansvarlige for oplysninger om vores egne kunder og deres brugere — altså den virksomhed, der har et abonnement, og de medarbejdere, der logger ind.
- Vi er databehandlere for de oplysninger, vores kunder selv lægger ind i systemet om deres kunder, sager og medarbejdere. Her er det den enkelte håndværksvirksomhed, der er dataansvarlig og bestemmer, hvad der må behandles. Vi behandler kun disse oplysninger efter instruks fra virksomheden og har indgået en databehandleraftale med den.
Er du kunde hos en virksomhed, der bruger Arbejdsflow, og vil du have indsigt i eller slettet dine oplysninger, skal du kontakte den pågældende virksomhed direkte. Vi videresender gerne henvendelsen, men vi må ikke udlevere eller slette virksomhedens data uden dens instruks.
3. Hvilke oplysninger behandler vi
Kontooplysninger
- Navn, e-mailadresse, telefonnummer og jobtitel
- Adgangskode, som altid opbevares krypteret og aldrig i læsbar form
- Virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktoplysninger
- Rolle og rettigheder i systemet
- Løn- og timesatser, hvis virksomheden vælger at registrere dem
Oplysninger, der registreres under arbejdet
- Sager og opgaver med adresse, beskrivelse, materialer og timer
- Tidsregistreringer, herunder start- og sluttidspunkter samt fravær som ferie og sygdom
- Kørselsregistreringer med fra- og til-adresse samt antal kilometer
- Kvalitetssikring med billeder, noter og status
- Tilbud, fakturaer og kundeoplysninger, som virksomheden selv indtaster
Tekniske oplysninger
- IP-adresse, browsertype og enhedsoplysninger
- Tidspunkter for login og handlinger i systemet, så vi kan drive og sikre tjenesten
- Fejllog, hvis noget går galt
4. Mobilappens tilladelser
Mobilappen beder om nogle få tilladelser. Her er præcis, hvad de bruges til:
- Placering (kun mens appen er i brug). Bruges udelukkende til at foreslå adressen, du står på, når du opretter eller retter en kunde eller en sag. Appen sporer dig ikke, henter ikke placering i baggrunden og gemmer ikke en rute over, hvor du har været.
- Kamera og fotos. Bruges til at vedhæfte billeddokumentation til kvalitetssikring og ekstraarbejde. Vi tilgår kun de billeder, du selv vælger eller tager.
- Mikrofon. Bruges, hvis du vælger at diktere en note eller et tilbud i stedet for at taste det. Optagelsen sendes til transskribering og bruges ikke til andet.
- Face ID / Touch ID. Bruges til at holde dig sikkert logget ind. Selve de biometriske data behandles af din telefon og forlader aldrig enheden — vi ser dem aldrig.
Alle tilladelser kan til enhver tid slås fra i telefonens indstillinger. Slår du en tilladelse fra, virker resten af appen fortsat, men den pågældende funktion gør ikke.
5. Formål og retsgrundlag
- Levering af tjenesten — for at kunne opfylde aftalen med dig eller din arbejdsgiver. Retsgrundlag: databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
- Drift, support, sikkerhed og forbedring af platformen. Retsgrundlag: vores legitime interesse i at kunne drive en sikker og velfungerende tjeneste, artikel 6, stk. 1, litra f.
- Bogføring og fakturering. Retsgrundlag: retlig forpligtelse, artikel 6, stk. 1, litra c, blandt andet efter bogføringsloven.
- Nyhedsbreve og markedsføring, hvis du har tilmeldt dig. Retsgrundlag: samtykke, artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan altid framelde dig igen.
6. Hvem deler vi oplysninger med
Vi sælger ikke personoplysninger, og vi bruger dem ikke til annoncering. Vi deler kun oplysninger med leverandører, der hjælper os med at drive tjenesten, og de må kun behandle dem efter vores instruks:
- Hetzner — drift og lagring af data i datacentre i Tyskland
- SMTP2GO — udsendelse af e-mails fra systemet
- GatewayAPI — udsendelse af SMS, hvis funktionen er slået til
- OpenAI — de funktioner, hvor du selv beder om AI-hjælp, fx transskribering af diktering og udkast til tilbud
- Google — beregning af køreruter og afstande
- Datafordeleren og Dataforsyningen — offentlige danske registre, som vi slår adresser og CVR-oplysninger op i
Hvis din virksomhed selv vælger at koble Arbejdsflow sammen med et økonomi- eller lønsystem — for eksempel e-conomic, Dinero, Billy, Visma, Danløn eller Salary — sender vi de oplysninger, integrationen kræver, til det pågældende system. Den slags forbindelser oprettes kun aktivt af virksomheden selv.
Herudover kan vi videregive oplysninger, hvis vi er retligt forpligtet til det, for eksempel efter et påbud fra en myndighed eller en domstol.
7. Overførsel til lande uden for EU og EØS
Dine data ligger som udgangspunkt i EU. Vores servere og filer er placeret i Tyskland.
Bruger du AI-funktionerne, sendes den tekst eller lyd, du selv indtaster, til OpenAI, som behandler data i USA. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktsbestemmelser og gældende overførselsgrundlag. Du kan lade være med at bruge AI-funktionerne, hvis du ikke ønsker den overførsel — resten af Arbejdsflow fungerer uafhængigt af dem.
8. Hvor længe gemmer vi oplysningerne
- Kontooplysninger gemmes, så længe abonnementet er aktivt, og slettes eller anonymiseres senest 6 måneder efter, at aftalen er ophørt.
- Data, som virksomheden har lagt ind, slettes efter virksomhedens instruks. Ved ophør udleverer vi data på et almindeligt anvendt format, hvis virksomheden beder om det, og sletter derefter.
- Bogføringsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, som bogføringsloven kræver.
- Tekniske logs gemmes i en kortere periode af hensyn til drift og sikkerhed.
9. Sikkerhed
Vi beskytter oplysningerne med tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Al trafik til og fra Arbejdsflow er krypteret med TLS. Adgangskoder gemmes kun som kryptografiske hashværdier. Adgang til produktionsdata er begrænset til de medarbejdere, der har brug for det, og der tages løbende sikkerhedskopier.
Sker der et brud på persondatasikkerheden, som indebærer en risiko for dine rettigheder, underretter vi Datatilsynet inden for 72 timer og orienterer de berørte, når reglerne kræver det.
10. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen ret til at:
- få indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig
- få urigtige oplysninger rettet
- få oplysninger slettet i visse tilfælde
- få begrænset behandlingen
- gøre indsigelse mod behandlingen
- modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt format (dataportabilitet)
- trække et samtykke tilbage, uden at det påvirker lovligheden af behandlingen inden da
Skriv til hej@arbejdsflow.dk, hvis du vil gøre brug af en rettighed. Vi svarer normalt inden for en måned.
Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby — datatilsynet.dk.
11. Cookies
På dette website bruger vi kun de cookies, der er nødvendige for, at siden virker, samt cookies til at måle besøgstal i anonymiseret form. Selve Arbejdsflow-platformen bruger cookies til at holde dig logget ind. Vi bruger ikke cookies til annoncering eller til at følge dig på tværs af andre websites. Du kan altid slette cookies i din browsers indstillinger.
12. Børn
Arbejdsflow er et arbejdsredskab til virksomheder og henvender sig ikke til børn. Vi indsamler ikke bevidst oplysninger om personer under 15 år.
13. Ændringer
Vi kan opdatere denne politik, for eksempel hvis vi tilføjer nye funktioner eller skifter leverandør. Den til enhver tid gældende version ligger på denne side med angivelse af, hvornår den sidst er opdateret. Ved væsentlige ændringer giver vi besked i god tid, inden de træder i kraft.
14. Kontakt
Har du spørgsmål til denne politik eller til, hvordan vi behandler dine oplysninger, er du altid velkommen til at skrive til hej@arbejdsflow.dk eller ringe på 70 27 35 25.