Pris på tidsregistreringssystem til håndværkere: Hvad koster det egentlig?
Et godt tidsregistreringssystem er blevet en nødvendighed for mange håndværksvirksomheder. Men hvor meget koster det – og hvad får du egentlig for pengene? I denne artikel gennemgår vi de typiske prisstrukturer, hvad der driver prisen op eller ned, og hvordan du vurderer, om et system er pengene værd.
Hvordan prissættes et tidsregistreringssystem til håndværkere?
De fleste systemer til tidsregistrering for håndværkere er abonnementsbaserede. Du betaler typisk en månedlig pris pr. bruger/medarbejder, ofte kombineret med et mindre opstartsgebyr.
Typiske prisniveauer
Der er naturligvis forskel fra udbyder til udbyder, men prislejet for et tidsregistreringssystem til fx elektrikere, VVS-installatører, tømrere og andre håndværksfag ligger ofte nogenlunde her:
- Enkle apps kun til tid: 30–80 kr. pr. medarbejder pr. måned
- Mere komplette systemer (tid, kørsel, ordrer, kvalitet): 100–300 kr. pr. medarbejder pr. måned
- Enterprise-løsninger med specialtilpasning: Ofte tilbudsbaseret
Det vigtigste er ikke at vælge det billigste system, men det system der samlet set giver mest værdi i forhold til pris – både i sparet administrativ tid og bedre fakturering.
Pris pr. bruger – hvorfor er det standard?
De fleste leverandører tager betaling pr. bruger, fordi det afspejler, hvor meget systemet bliver brugt. Har du 5 medarbejdere, er din månedlige udgift naturligt lavere end en virksomhed med 25 mand på vejen.
For en mindre murer- eller malervirksomhed med fx 5–10 ansatte vil den samlede månedlige pris typisk ligge på et niveau, hvor blot få ekstra fakturerbare timer om måneden kan dække hele systemet.
Hvilke omkostninger skal du være opmærksom på?
Ud over den månedlige licens er der en række omkostningstyper, du bør have styr på, før du vælger tidsregistreringssystem.
1. Opstartsgebyr og implementering
Nogle leverandører tager et opstartsgebyr, som kan dække:
- Opsætning af virksomheden i systemet
- Import af kunder, sager og medarbejdere
- Tilpasning af lønarter, tillæg og satser
- Træning og onboarding af kontor & montører
Opstartsgebyrer kan variere fra 0 kr. til flere tusinde afhængigt af kompleksiteten og hvor meget hjælp, du ønsker. Spørg derfor altid, hvad der er inkluderet, og om der er mulighed for at starte op uden store engangsudgifter.
2. Integrationer til økonomi- og lønsystemer
En af de store gevinster ved et tidsregistreringssystem er, at timerne kan sendes direkte til fakturering og løn. Men integrationer kan have ekstra pris:
- Nogle integrationer er inkluderet i licensen
- Andre kræver tillægsmoduler eller et mindre månedligt gebyr
- I enkelte tilfælde er der et opstartsgebyr for opsætning af integrationen
Vær særligt opmærksom, hvis du bruger flere systemer – fx både økonomi, løn og planlægning. En samlet platform som Arbejdsflow kan i mange tilfælde erstatte flere enkeltstående løsninger og dermed reducere både kompleksitet og samlede omkostninger.
3. Support, opdateringer og skjulte gebyrer
Gennemgå altid, hvad der er inkluderet i den månedlige pris:
- Er telefonsupport og mailsupport med i prisen?
- Er der begrænsninger på antal sager, kunder eller dokumenter?
- Kommer der ekstra gebyrer for nye funktioner eller opdateringer?
Et gennemsigtigt prissetup gør det nemmere at budgettere – og mindsker risikoen for ubehagelige overraskelser, når virksomheden vokser.
Hvad påvirker prisen på et tidsregistreringssystem?
Selve tidsregistreringen er ofte kun én del af et større system. Jo mere du samler, desto højere kan licensprisen være – men til gengæld kan du spare på andre systemer og intern administration.
Funktioner der typisk øger prisen
- Ordrestyring og sagshåndtering: Oprettelse af ordrer, planlægning, dokumentation og afslutning
- Kørsel og kilometergodtgørelse: Automatisk registrering og dokumentation af kørsel
- Kvalitetssikring og dokumentation: Tjeklister, fotodokumentation, rapporter
- Planlægning og ressourcefordeling: Kalender, bemanding, overblik over igangværende sager
- Avanceret rapportering: Overblik over dækningsbidrag, tidsforbrug pr. sag, medarbejder mv.
For mange håndværksvirksomheder – fx murere, smede og andre projektorienterede fag – er det netop kombinationen af tid, ordrer og kvalitetssikring, der skaber værdi. Her giver det mening at betale lidt mere for et system, der samler det hele ét sted.
Antal medarbejdere og typer af brugere
Prisen påvirkes også af:
- Antal montører/teknikere, der registrerer tid ude på opgaver
- Antal kontorbrugere, der planlægger, fakturerer og følger op
- Om du har eksterne samarbejdspartnere, der skal have begrænset adgang
Nogle systemer opererer med forskellige brugertyper (fx fuld bruger, light-bruger), som kan have forskellige priser. Det kan være en fordel, hvis du har mange medarbejdere med meget begrænset behov.
Hvordan vurderer du, om prisen er rimelig?
Den vigtigste vurdering er ikke, om systemet koster 120 eller 180 kr. pr. medarbejder – men om det hjælper dig med at tjene flere penge, spare tid og reducere fejl.
Regn på den samlede forretningsværdi
Overvej fx:
- Hvor mange timer om ugen bruger du i dag på at jagte timesedler og rette fejl?
- Hvor ofte glemmer medarbejdere at registrere tid eller materialer, som aldrig bliver faktureret?
- Hvor meget tid bruger du på at taste data dobbelt mellem systemer?
Hvis et tidsregistreringssystem kan frigive blot 3–5 timer administrativt om ugen og samtidig sikre, at du fakturerer 1–2 ekstra timer pr. medarbejder om måneden, vil systemet i mange tilfælde være selvfinansierende – eller direkte give overskud.
Undgå at stirre dig blind på licensprisen
Et meget billigt system kan hurtigt blive dyrt, hvis:
- Det ikke bliver brugt (for besværligt for montørerne)
- Du stadig skal taste data videre til fakturering og løn
- Du mangler dokumentation til kvalitetssikring og reklamationer
Omvendt kan et lidt dyrere, men mere komplet system, der samler tid, ordrer, kørsel og kvalitet, betyde færre systemer, mindre manuelt arbejde og bedre styring af forretningen.
Sådan sammenligner du priser på tidsregistreringssystemer
Når du undersøger markedet, kan det være en god idé at lave en simpel tjekliste, så du sammenligner systemerne på samme grundlag.
Tjekliste til pris og indhold
- Månedlig pris pr. medarbejder – inkl. eller ekskl. moms?
- Opstartsgebyr – hvad er inkluderet? Kan det fravælges?
- Integrationer – hvilke systemer understøttes, og hvad koster de?
- Support – åbningstider, sprog og pris (inkluderet eller ej)
- Funktioner – tid, kørsel, ordrer, kvalitet, planlægning, rapporter
- Binding – er der bindingsperiode, eller kan du opsige løbende?
Bed gerne om en prøveperiode eller en demo, så du kan se, hvordan systemet fungerer i praksis, før du beslutter dig.
Arbejdsflow som eksempel på samlet løsning
Arbejdsflow er udviklet specifikt til håndværkere og servicevirksomheder, der ønsker at samle tidsregistrering, ordrer, kørsel og kvalitetssikring i ét system. I stedet for at betale for flere enkeltstående løsninger kan du samle det hele – og ofte reducere både kompleksitet og samlede omkostninger.
Med Arbejdsflow får montørerne en enkel app til registrering af tid, materialer, kørsel og dokumentation direkte på sagen, mens kontoret får overblik til planlægning, fakturering og opfølgning.
Vil du have et konkret prisoverslag? Kontakt Arbejdsflow for en uforpligtende gennemgang af jeres behov og få en pris, der matcher netop din virksomhed og jeres antal medarbejdere.
Konklusion: Hvad skal du lægge vægt på ved pris på tidsregistreringssystem?
Pris på tidsregistreringssystem til håndværkere afhænger af:
- Antal medarbejdere og brugertyper
- Om du kun skal bruge tidsregistrering – eller også ordrer, kørsel og kvalitet
- Behov for integrationer til økonomi- og lønsystemer
- Supportniveau og eventuelle opstartsgebyrer
Fokuser på den samlede værdi frem for kun licensprisen. Et velfungerende system kan hurtigt tjene sig selv hjem gennem bedre fakturering, mindre administration og færre fejl.
Hvis du vil se, hvordan et samlet system som Arbejdsflow kan fungere i praksis for netop din branche, kan du booke en demo og få et klart billede af både pris og potentiale, før du beslutter dig.
