Flere fakturerbare timer for malerfirmaer – uden at løbe hurtigere
For de fleste malerfirmaer er den største udfordring ikke at skaffe flere opgaver, men at få mest muligt ud af de timer, der allerede bliver arbejdet. Små afbrydelser, dårlig planlægning og manglende dokumentation æder stille og roligt af de fakturerbare timer – og dermed af bundlinjen.
I denne artikel får du en praktisk gennemgang af, hvordan du som malermester kan øge andelen af fakturerbare timer, uden at dine svende skal løbe stærkere. Fokus er på smartere planlægning, enkel tidsregistrering og bedre styr på kvalitet og dokumentation.
Hvad er fakturerbare timer i et malerfirma?
Fakturerbare timer er de timer, du kan sende en regning på til kunden. Resten er indirekte tid – fx kørsel, indkøb, koordinering, ventetid og administrativt arbejde.
For mange malerfirmaer ligger den fakturerbare andel ofte lavere, end man tror. Når man først begynder at måle systematisk, opdager man typisk:
- Flere korte stop i løbet af dagen (mangler materialer, uklare aftaler, ventetid)
- At kørsel og koordinering fylder mere end forventet
- At der bruges meget tid på efterdokumentation, når man er kommet hjem
Målet er ikke at fjerne al ikke-fakturerbar tid – den er nødvendig for at drive forretningen. Men ved at reducere spildtid og gøre de nødvendige opgaver mere effektive, kan du frigøre flere timer til fakturerbart arbejde.
Typiske tidstyve i malerbranchen
1. Utydelige opgaver og mangelfulde beskrivelser
Når maleren møder på pladsen uden en klar opgavebeskrivelse, opstår der spørgsmål: Hvilke rum først? Hvilken glans? Hvad er aftalt med kunden omkring afdækning og oprydning? Den tid, der bruges på at ringe, skrive og afklare, er sjældent fakturerbar.
Med en digital ordreløsning kan du samle alle oplysninger ét sted – billeder, farvekoder, materialevalg, kundeaftaler og særlige hensyn. Det mindsker misforståelser og gør det nemt for både mester og svende at være enige om, hvad der skal laves.
2. Kørsel frem og tilbage efter materialer
Kørsel er en af de største skjulte tidstyve. En hurtig tur for at hente ekstra maling eller manglende afdækning kan let koste en time eller mere – og ofte på et tidspunkt, hvor det bryder arbejdsgangen.
Ved at planlægge materialer bedre og registrere kørsel struktureret, kan du:
- Samle indkøb for flere sager på én gang
- Få bedre overblik over, hvad kørsel reelt koster
- Argumentere bedre overfor kunden, hvis kørsel skal faktureres
3. Tidsregistrering på papir eller slet ingen
Mange malerfirmaer kæmper stadig med timesedler på papir, Excel-ark eller ren hukommelse. Det giver usikkerhed, glemte timer og masser af administrativt arbejde, når timerne skal tastes ind på kontoret.
Med en digital løsning til tidsregistrering kan svendene registrere tid, kørsel og materialer direkte på sagen, mens de står på pladsen. Det øger både præcisionen og andelen af timer, der rent faktisk bliver faktureret.
5 konkrete greb til flere fakturerbare timer i malerfirmaet
1. Standardiser jeres arbejdsgange
Jo mere ensartet I arbejder, jo mindre tid går der med at opfinde den dybe tallerken hver gang. Overvej at lave faste tjeklister for typiske opgaver:
- Indvendig maling af lejlighed
- Facadebehandling
- Trappeopgang
- Flyttelejligheder for boligforeninger
Med tjeklister sikrer du, at svendene får gjort tingene i den rigtige rækkefølge, at der bliver taget de nødvendige billeder, og at der ikke mangler information til faktureringen.
2. Planlæg opgaver og ruter samlet
Når du planlægger dagens eller ugens opgaver, kan du ofte vinde meget ved at tænke geografi og opgavetype ind:
- Samle mindre serviceopgaver i samme område på samme dag
- Lade den samme makkerpar følge en opgave til dørs i stedet for mange skift
- Planlægge, så tørretid udnyttes til andre opgaver i nærheden
En digital planlægningsløsning giver dig overblik over alle sager, så du kan fordele dem smartere mellem dine malere – og reducere både kørsel og ventetid.
3. Gør tidsregistrering nemmere end at lade være
Hvis tidsregistrering opleves som besværligt, bliver det udskudt eller gjort halvejs. Det koster direkte på de fakturerbare timer. Nøglen er at gøre det så enkelt, at det bliver en naturlig del af arbejdsdagen:
- Registrering direkte på mobilen – på den konkrete sag
- Foruddefinerede aktiviteter (arbejde, kørsel, oprydning, indkøb osv.)
- Mulighed for at tilknytte billeder og noter på få sekunder
Med Arbejdsflow kan dine malere starte og stoppe tid på en sag med få tryk. Det giver dig et præcist billede af, hvor tiden reelt forsvinder hen – og hvor du kan sætte ind for at øge andelen af fakturerbare timer.
4. Dokumentér kvaliteten løbende
Mange malerfirmaer bruger unødigt meget tid på efterdokumentation, når sagen er afsluttet. Billeder skal findes frem fra telefonen, notater skal samles, og der skal skrives mails til kunden eller boligforeningen.
Ved at arbejde med løbende kvalitetssikring direkte på sagen kan du:
- Tage før- og efterbilleder, mens du alligevel er på stedet
- Dokumentere ekstraarbejde, så det kan faktureres
- Have styr på, hvad der er aftalt og udført, hvis der opstår tvivl
Den dokumentation gør det lettere at argumentere for dine timer – og mindsker risikoen for, at du må give afslag eller lave ekstraarbejde uden betaling.
5. Skab gennemsigtighed mellem kontor og plads
Et klassisk problem i mange håndværksvirksomheder er, at kontoret og svendene ikke altid har samme billede af, hvad der foregår på sagerne. Det giver misforståelser, ekstra koordinering og i sidste ende mindre fakturerbar tid.
Med en samlet platform som Arbejdsflow har både administration og malere adgang til de samme oplysninger:
- Hvilke opgaver er planlagt hvor og hvornår?
- Hvilke timer og materialer er allerede registreret?
- Hvilke billeder og noter ligger på sagen?
Den gennemsigtighed gør det langt nemmere at fakturere korrekt – og hurtigt – når sagen er afsluttet.
Sådan hjælper Arbejdsflow malerfirmaer i praksis
Arbejdsflow er udviklet specifikt til håndværkere og servicevirksomheder – herunder malerfirmaer, men også fx tømrere og entreprenører. Platformen samler ordrer, planlægning, tidsregistrering, kørsel og kvalitetssikring ét sted.
For et malerfirma betyder det blandt andet:
- Flere fakturerbare timer, fordi alle timer, kørsel og materialer registreres direkte på sagen
- Mindre spildtid på koordinering og manglende information
- Færre fejl i faktureringen, fordi data kommer direkte fra svendene på pladsen
- Bedre overblik over, hvilke typer opgaver der faktisk tjener penge
Hvis du vil arbejde mere struktureret med dine fakturerbare timer, er et samlet digitalt system et effektivt sted at starte.
Kom i gang – uden at vende hverdagen på hovedet
Start med én eller to ting
Du behøver ikke digitalisere hele forretningen fra dag ét. Mange malerfirmaer starter med:
- Digital tidsregistrering på alle sager
- Enkel planlægning af opgaver og mandskab
Når alle er trygge ved det, kan du bygge videre med fx kvalitetssikring, fotodokumentation og materialeregistrering.
Involvér dine malere
For at få flere fakturerbare timer skal dine svende være med ombord. Vær åben om, hvorfor I gør det:
- For at undgå at lave gratis arbejde
- For at kunne planlægge mere stabilt – mindre stress og færre hovsa-opgaver
- For at skabe bedre grundlag for løn, bonus eller akkordaftaler
Når malerne kan se, at systemet faktisk hjælper dem i hverdagen – fx ved at slippe for papirsedler og efterdokumentation om aftenen – bliver det langt lettere at få alle til at bruge det.
Næste skridt: Få styr på timerne i dit malerfirma
Flere fakturerbare timer handler ikke om at presse mere ud af hver enkelt medarbejder, men om at fjerne unødvendig spildtid og få styr på de timer, der allerede bliver arbejdet.
Med Arbejdsflow kan du som malermester få:
- Overblik over alle sager og medarbejdere
- Nøjagtig tids- og kørselsregistrering
- Enkel dokumentation og kvalitetssikring
- Et bedre grundlag for at øge andelen af fakturerbare timer
Vil du se, hvordan det kan se ud i praksis for et malerfirma? Tag en uforpligtende snak om Arbejdsflow, og få konkrete forslag til, hvor du kan hente flere fakturerbare timer i netop din forretning.
