Eksempel: ROI på ordrestyring i en VVS-virksomhed
Digital ordrestyring er efterhånden blevet standard i mange VVS-firmaer – men hvad er den konkrete økonomiske effekt? I denne artikel gennemgår vi et realistisk eksempel på ROI (Return on Investment) for en mindre VVS-virksomhed, der skifter fra papir og Excel til et digitalt ordrestyringssystem som Arbejdsflow.
Artiklen er målrettet VVS-installatører, men regnestykket kan let tilpasses andre håndværksfag som elektrikere og tømrere.
Udgangspunkt: En typisk VVS-virksomhed
Vi tager udgangspunkt i en fiktiv, men realistisk VVS-virksomhed:
- 5 montører på vejen
- 1 indehaver, der også laver administration og tilbud
- Timepris: 550 kr. ekskl. moms
- Gennemsnitlig arbejdsmåned: 160 timer pr. montør
Virksomheden kører i dag med:
- Papirordrer eller manuelle arbejdssedler
- Excel-ark til tidsregistrering
- Manuel indtastning af timer og materialer til faktura
- Ingen samlet løsning til kørsel, dokumentation og kvalitetssikring
Hvor opstår gevinsterne ved ordrestyring?
ROI på ordrestyring for en VVS-virksomhed kommer typisk fra fire hovedområder:
- Mindre spildtid på kontoret
- Mindre spildtid på vejen
- Flere fakturerbare timer (mindre svind)
- Bedre overblik og færre fejl/reklamationer
1. Mindre administration og dobbeltarbejde
Uden digital ordrestyring bruger mange VVS-mestre overraskende meget tid på at:
- Oprette ordrer manuelt
- Indtaste håndskrevne timer og materialer
- Jage efter sedler og dokumentation
Et forsigtigt estimat for vores eksempelvirksomhed:
- Indehaver bruger ca. 1,5 time pr. dag på administrativt ordrestyringsarbejde
- Med digital ordrestyring kan det reduceres til ca. 0,5 time pr. dag
Besparelse: 1 time pr. dag = ca. 20 timer pr. måned.
Værdi af 20 timer pr. måned, hvis de i stedet kan bruges på fakturerbart arbejde eller salg:
20 timer × 550 kr. = 11.000 kr. pr. måned
2. Mindre spildtid for montørerne
Montører mister ofte tid på:
- At køre forbi kontoret efter papirer og nøgler
- At ringe frem og tilbage om adresser, kontaktpersoner og opgaver
- At udfylde manuelle timesedler i hånden
Med digital ordrestyring har montøren alt på telefonen eller tabletten:
- Ordre, kundedata og historik
- Checklister og fotodokumentation
- Digital tidsregistrering og kørsel
Hvis hver af de 5 montører sparer bare 15 minutter om dagen, ser regnestykket sådan ud:
- 0,25 time × 5 montører = 1,25 time pr. dag
- 1,25 time × 20 arbejdsdage = 25 timer pr. måned
25 timer × 550 kr. = 13.750 kr. pr. måned
3. Flere timer og materialer bliver faktisk faktureret
Et af de største, men mest usynlige tab i en VVS-virksomhed er timer og materialer, der aldrig kommer med på fakturaen. Det kan være:
- Småopgaver, der "glemmes"
- Materialer, der ikke bliver noteret
- Ekstra kørsel eller fejlretning, der ikke registreres
Med et system som Arbejdsflow registrerer montøren timer, kørsel og materialer direkte på ordren. Det minimerer glemsel og fejl.
Konservativt kan man ofte hente 1–3 % ekstra omsætning alene ved bedre registrering. Lad os sige, at vores VVS-firma omsætter for 1,2 mio. kr. pr. måned.
Hvis bare 2 % ekstra bliver faktureret korrekt:
1.200.000 kr. × 0,02 = 24.000 kr. pr. måned
4. Færre fejl og reklamationer
Bedre dokumentation og kvalitetssikring betyder:
- Færre diskussioner med kunder om, hvad der er lavet
- Færre ubetalte ekstra ture pga. manglende dokumentation
- Stærkere sag, hvis der opstår tvivl eller tvist
Det er sværere at sætte præcise tal på, men lad os være forsigtige og sige, at virksomheden sparer én ubetalt reklamationsdag om måneden (8 timer).
8 timer × 550 kr. = 4.400 kr. pr. måned
Samlet ROI: Hvad er ordrestyring værd i kroner og øre?
Hvis vi lægger de fire områder sammen for vores VVS-eksempel, får vi:
- Besparelse på administration: 11.000 kr.
- Besparelse på montørtid: 13.750 kr.
- Ekstra faktureret omsætning: 24.000 kr.
- Færre reklamationer: 4.400 kr.
Samlet gevinst pr. måned: 53.150 kr.
Hvad koster et ordrestyringssystem?
Prisen på ordrestyring afhænger af løsning og antal brugere. For en virksomhed med 5 montører og 1 admin-bruger vil en moderne, alt-i-én platform som Arbejdsflow typisk ligge i et leje, hvor den månedlige licensudgift er en brøkdel af gevinsten ovenfor.
Antag fx en samlet licens på 3.000 kr. pr. måned (eksempel, ikke konkret tilbud). Så ser ROI sådan ud:
- Samlet gevinst: 53.150 kr.
- Licensomkostning: 3.000 kr.
- Nettoeffekt: 50.150 kr. pr. måned
Det svarer til, at systemet tjener sig selv hjem mange gange hver måned.
Hvordan påvirker ROI sig, hvis virksomheden vokser?
ROI på ordrestyring skalerer ofte positivt med virksomhedens størrelse. For en VVS-virksomhed med 10 eller 15 montører bliver gevinsterne typisk endnu større, fordi:
- Administrationen vokser hurtigere end antallet af montører uden digital støtte
- Koordinering og planlægning bliver mere kompleks
- Risikoen for fejl, dobbeltbookinger og glemte timer stiger
Omvendt betyder en god ordrestyringsløsning, at du kan håndtere flere montører og flere opgaver uden nødvendigvis at ansætte ekstra på kontoret.
Ud over kroner og øre: De bløde gevinster
Selv om denne artikel fokuserer på pris og omkostninger, er der en række "bløde" effekter, der indirekte påvirker økonomien i din VVS-forretning:
- Mindre stress og færre fejl for både montører og kontor
- Bedre kundeoplevelse med hurtigere svar og tydelig dokumentation
- Lettere oplæring af nye medarbejdere med faste workflows og checklister
- Styrket konkurrenceevne i forhold til udbud, serviceaftaler og samarbejdspartnere
For virksomheder, der arbejder med serviceaftaler, ejendomsservice eller entrepriser, kan en løsning som Arbejdsflow desuden understøtte tværfagligt samarbejde med fx murere og malere.
Sådan vurderer du ROI på ordrestyring i din egen VVS-virksomhed
Vil du regne på din egen ROI, kan du tage udgangspunkt i disse trin:
- Opdel virksomheden i: administration, montørtid, fakturering og reklamationer.
- Estimer tidsforbrug i hver kategori pr. uge eller måned.
- Vurder, hvor meget tid du realistisk kan spare med digital ordrestyring (fx 20–40 %).
- Gange timerne med din timepris for at få værdien i kroner.
- Træk licensomkostningen til ordrestyringssystemet fra.
Hvis du vil have hjælp til at lave et konkret regnestykke på din egen forretning, kan du tage en uforpligtende snak med Arbejdsflow og få gennemgået dine nuværende processer og omkostninger.
Hvornår giver ordrestyring mening?
Ordrestyring giver typisk god mening for VVS-virksomheder, der:
- Har mere end 2–3 montører på vejen
- Har mange mindre opgaver, servicebesøg og akutopkald
- Oplever udfordringer med overblik, planlægning eller fakturering
- Vil kunne dokumentere arbejde og kvalitet bedre over for kunder og samarbejdspartnere
Hvis du genkender nogle af disse punkter, er det sandsynligt, at ROI på ordrestyring vil være positiv for din virksomhed – ofte allerede fra de første måneder.
Næste skridt: Test din egen ROI med Arbejdsflow
Arbejdsflow er en alt-i-én platform til håndværkere, der samler ordrer, tidsregistrering, kørsel, kvalitetssikring og dokumentation ét sted. For VVS-virksomheder betyder det mindre administration, mere styr på timer og materialer og et bedre overblik over både små og store opgaver.
Vil du se, hvordan regnestykket ser ud for netop din virksomhed, kan du:
- Få en gennemgang af dine nuværende arbejdsgange
- Få et konkret estimat på tid- og omkostningsbesparelser
- Teste Arbejdsflow i praksis med dine egne ordrer
På den måde får du et reelt billede af ROI på ordrestyring i din VVS-virksomhed, før du beslutter dig.
Konklusion: For de fleste VVS-firmaer vil digital ordrestyring ikke kun være et spørgsmål om bedre struktur – det vil også være en direkte forbedring af bundlinjen, når timer, kørsel og materialer bliver styret og dokumenteret ordentligt.
