Case: Sådan fik en tømrer 20% flere fakturerbare timer
Mange tømrervirksomheder kæmper med den samme udfordring: Der arbejdes hårdt, men alt for få af timerne ender på fakturaen. I denne case gennemgår vi, hvordan en mindre tømrermester fik 20% flere fakturerbare timer på bare seks måneder – uden at ansatte flere folk.
Casen tager udgangspunkt i en virksomhed med 8 mand på holdet, men erfaringerne er relevante for både mindre og større håndværksfirmaer – uanset om du er tømrer, elektriker eller VVS-installatør.
Udgangspunktet: For meget spildtid, for lidt overblik
Inden ændringerne blev sat i gang, så hverdagen sådan ud:
- Planlægning i papirkalender og på telefonopkald
- Tidsregistrering på papir-sedler, som blev tastet ind på kontoret
- Billeder og kvalitetssikring spredt i sms’er og på medarbejdernes egne mobiler
- Ofte 2-3 dage fra udført arbejde til sendt faktura
Tømrermesteren havde en klar fornemmelse af, at der blev arbejdet flere timer, end der kom på fakturaen. Men det var svært at bevise, hvor timerne forsvandt hen.
Tre typiske problemer
Gennem en simpel gennemgang af hverdagen blev der identificeret tre hovedproblemer, som mange håndværksvirksomheder vil kunne genkende:
- Manglende registrering af småopgaver – 15-30 minutters opgaver blev sjældent skrevet på sagen.
- For sen og upræcis tidsregistrering – timer blev først skrevet på om aftenen eller dagen efter.
- For lang vej fra udført arbejde til faktura – kontoret manglede dokumentation og timer for at kunne fakturere.
Løsningen: Stram styring på tid, kørsel og opgaver
Målet var ikke at presse flere timer ud af medarbejderne, men at sikre, at den tid der allerede blev brugt, også blev faktureret. Tømrervirksomheden valgte at samle sine arbejdsgange i én digital løsning, så både planlægning, tidsregistrering, kørsel og kvalitetssikring kunne håndteres samme sted.
1. Simpel tidsregistrering – direkte på sagen
Det første fokusområde var tidsregistrering. Kravet fra tømrermesteren var klart: Det skal være så nemt, at svendene rent faktisk gør det.
Løsningen blev:
- Alle medarbejdere registrerer tid direkte på den konkrete sag via mobilen
- Timer starter og stoppes med få tryk – også ved småopgaver
- Standardaktiviteter (kørsel, oprydning, materialehentning) ligger klar som valg
Efter få uger kunne man se en tydelig forskel: Antallet af registrerede timer pr. mand steg, uden at arbejdstiden var ændret. Det betød, at timer, der før forsvandt i løbet af dagen, nu blev synlige – og dermed fakturerbare.
2. Kørsel og småopgaver kom med på fakturaen
Næste skridt var at få styr på den tid, der typisk bliver glemt: kørsel, småjusteringer, ekstra servicebesøg og lignende.
Her blev der indført nogle faste rutiner:
- Alle kørte kilometer registreres på sagen
- Småopgaver (under 1 time) oprettes som delopgaver på hovedsagen
- Akut-opgaver og ekstra besøg kommer automatisk med i sagshistorikken
For denne tømrervirksomhed betød det især noget på service- og reparationsopgaver, hvor der ofte blev kørt ud flere gange til samme kunde. Før blev kun den "store" opgave faktureret. Nu kom alle besøg og kørsel systematisk med.
3. Kvalitetssikring og billeder samlet ét sted
Virksomheden havde allerede krav om billeddokumentation og kvalitetssikring – men det lå spredt i mails, sms’er og på medarbejdernes telefoner. Det gav to problemer:
- Kontoret brugte tid på at lede efter dokumentation
- Fakturaer blev forsinket, fordi sagen ikke blev "lukket"
Ved at samle kvalitetssikring, billeder og tjeklister direkte på sagen, kunne kontoret meget hurtigere se, hvornår en opgave var klar til fakturering. Det reducerede tiden fra udført arbejde til sendt faktura fra gennemsnitligt 3 dage til under 24 timer.
Resultatet: 20% flere fakturerbare timer på 6 måneder
Efter seks måneder blev tallene gjort op. De vigtigste resultater var:
- 20% flere fakturerbare timer pr. medarbejder i gennemsnit
- Kortere tid fra udført arbejde til faktura – typisk inden for 1 dag
- Færre tvister med kunder, fordi dokumentation og timer var tydelige
Det er vigtigt at understrege, at der ikke blev arbejdet flere timer om ugen. Gevinsten kom primært fra:
- Færre glemte timer
- Bedre registrering af kørsel og småopgaver
- Mindre administrativ tid på kontoret
Hvad betød det økonomisk?
Virksomheden fakturerede i udgangspunktet ca. 1.000 timer om måneden. En stigning på 20% betød:
- Ekstra 200 fakturerbare timer pr. måned
- Ved en gennemsnitlig timepris på 550 kr. gav det ca. 110.000 kr. mere i omsætning pr. måned
Selv med forsigtige tal var det tydeligt, at den ekstra omsætning langt oversteg omkostningen til system og implementering.
Sådan kan du selv øge dine fakturerbare timer
Erfaringerne fra denne case kan overføres til langt de fleste håndværksvirksomheder – også hvis du arbejder som murer, maler eller driver en mindre servicevirksomhed.
1. Gør tidsregistrering så nem som muligt
Jo mere besværligt det er at registrere tid, jo færre timer kommer med. Sørg for, at dine folk kan:
- Registrere tid direkte på sagen fra mobilen
- Starte/stoppe timer uden at skulle udfylde lange skemaer
- Vælge mellem faste aktiviteter (arbejde, kørsel, oprydning, materialer)
2. Få styr på kørsel og småopgaver
Lav en klar aftale i virksomheden om, hvordan kørsel og småopgaver skal håndteres. For eksempel:
- Alt kørsel til og fra kunder registreres
- Småopgaver registreres som selvstændige linjer på sagen
- Akut-opgaver oprettes som nye sager eller delopgaver – aldrig "uden for systemet"
3. Saml dokumentation, billeder og tjeklister
Når al dokumentation ligger ét sted, bliver det både nemmere at fakturere og at håndtere reklamationer. Overvej at:
- Bruge faste tjeklister til bestemte typer opgaver
- Krav om billeder før en sag kan lukkes
- Give kontoret adgang til alle sager i realtid
4. Gør det synligt for medarbejderne
En vigtig del af casens succes var, at medarbejderne kunne se effekten. Der blev jævnligt fulgt op på:
- Hvor mange fakturerbare timer der var pr. mand
- Hvor stor en andel af arbejdstiden der blev faktureret
- Hvor hurtigt sagerne blev faktureret efter afslutning
Når svendene kan se, at deres registreringer faktisk gør en forskel, stiger motivationen for at bruge systemet rigtigt.
Hvor passer Arbejdsflow ind?
I denne case blev resultaterne skabt ved at samle virksomhedens vigtigste arbejdsgange i Arbejdsflow – en platform udviklet specifikt til håndværkere. Her håndteres:
- Ordre- og sagsstyring
- Tidsregistrering og kørsel
- Kvalitetssikring, tjeklister og billeddokumentation
- Overblik over økonomi og fakturerbare timer
Det afgørende er ikke selve softwaren, men at alt hænger sammen: Når svenden registrerer tid og billeder på sagen, kan kontoret hurtigere fakturere – og du som ejer får et klart overblik over, hvor timerne bliver af.
Hvis du vil se, hvordan Arbejdsflow kan bruges i din egen virksomhed, kan du booke en uforpligtende gennemgang. Her tager vi udgangspunkt i jeres nuværende arbejdsgange og viser, hvor der typisk ligger 10-20% flere fakturerbare timer gemt.
Konklusion: Små ændringer i hverdagen – stor effekt på bundlinjen
Casen med tømrervirksomheden viser, at du ikke behøver ansætte flere folk eller tage flere sager ind for at øge din omsætning. Ved at:
- Gøre tidsregistrering nem og konsekvent
- Få styr på kørsel og småopgaver
- Sikre dokumentation og kvalitetssikring på alle sager
- Give kontoret et bedre overblik
kan du øge andelen af fakturerbare timer markant. For tømreren i denne case betød det 20% flere fakturerbare timer på bare et halvt år.
Vil du undersøge, om der også ligger skjulte timer i din forretning, kan Arbejdsflow være et godt sted at starte. En kort demo er ofte nok til at identificere, hvor du hurtigt kan hente flere fakturerbare timer – uden at løbe stærkere.
